Escolha o formato e o tema do evento
O próximo passo é escolher o formato e o tema do seu evento corporativo, de acordo com o seu objetivo e o seu público-alvo. O formato é a forma como o evento será realizado, podendo ser:
- Presencial: o evento acontece em um local físico, com a presença dos participantes.
- Online: o evento acontece em uma plataforma digital, com a transmissão ao vivo ou gravada dos conteúdos.
- Híbrido: o evento combina elementos presenciais e online, ampliando o alcance e a interação.
O tema é o assunto central que será abordado no evento, podendo ser:
- Técnico: o evento foca em aspectos técnicos ou específicos de um produto, serviço, mercado ou área de conhecimento.
- Educacional: o evento visa transmitir conhecimento, informação ou capacitação aos participantes.
- Inspiracional: o evento busca inspirar, motivar ou emocionar os participantes, com histórias, cases ou exemplos de sucesso.
- Entretenimento: o evento tem como objetivo divertir, relaxar ou surpreender os participantes, com atividades lúdicas, artísticas ou culturais.
Ao escolher o formato e o tema do seu evento corporativo, você deve levar em conta:
- A adequação ao seu objetivo e ao seu público-alvo
- A disponibilidade de recursos financeiros, humanos e tecnológicos
- A viabilidade logística, operacional e legal
- A diferenciação em relação aos eventos concorrentes ou similares
Defina o conteúdo e a programação do evento
Depois de escolher o formato e o tema do seu evento corporativo, você deve definir o conteúdo e a programação do evento, ou seja, o que será apresentado e como será organizado. O conteúdo é o conjunto de informações, dados, ideias, conceitos, argumentos, etc., que serão transmitidos aos participantes, podendo ser:
- Palestras: exposições orais sobre um determinado assunto, realizadas por um ou mais palestrantes, com ou sem interação com o público.
- Workshops: oficinas práticas sobre um determinado assunto, realizadas por um ou mais facilitadores, com a participação ativa do público.
- Painéis: debates sobre um determinado assunto, realizados por um ou mais mediadores e um ou mais convidados, com ou sem interação com o público.
- Cases: apresentações de casos de sucesso ou de fracasso, realizadas por um ou mais protagonistas, com ou sem interação com o público.
- Entre outros.
A programação é a forma como o conteúdo será distribuído ao longo do tempo, podendo ser:
- Linear: o evento segue uma sequência lógica e cronológica, com um início, um meio e um fim;
- Modular: o evento é dividido em módulos ou blocos temáticos, que podem ser assistidos em qualquer ordem ou combinação;
- Paralelo: o evento oferece várias opções de conteúdo simultâneas, que podem ser escolhidas pelos participantes de acordo com o seu interesse ou disponibilidade.
Ao definir o conteúdo e a programação do seu evento corporativo, você deve levar em conta:
- A relevância e a qualidade das informações, dados, ideias, conceitos, argumentos, etc.;
- A coerência e a consistência entre o conteúdo e o tema do evento;
- A credibilidade e a autoridade dos palestrantes, facilitadores, mediadores, convidados, protagonistas, etc.;
- A clareza e a objetividade da comunicação, evitando termos técnicos, jargões ou ambiguidades;
- A interatividade e a engajamento dos participantes, estimulando a participação, o feedback, o compartilhamento, etc.;
- A duração e a frequência do evento, evitando sobrecarregar ou entediar os participantes.
Escolha o local e a data do evento
O passo seguinte é escolher o local e a data do seu evento corporativo, de acordo com o seu formato e o seu público-alvo. O local é o espaço físico ou digital onde o evento será realizado, podendo ser:
- Auditório: um espaço fechado, com cadeiras ou poltronas, palco, iluminação, som, telão, etc., adequado para eventos presenciais com grande número de participantes e pouca interação;
- Sala: um espaço fechado, com mesas, cadeiras, quadro, projetor, etc., adequado para eventos presenciais com pequeno ou médio número de participantes e alta interação;
- Hotel: um espaço que oferece infraestrutura completa, com hospedagem, alimentação, lazer, etc., adequado para eventos presenciais de longa duração ou que envolvam deslocamento;
- Plataforma: um espaço virtual, que oferece recursos como vídeo, áudio, chat, enquete, etc., adequado para eventos online ou híbridos, com participantes de diferentes localidades.
A data é o dia ou o período em que o evento será realizado, podendo ser:
- Fixa: o evento acontece em uma data específica, que pode coincidir ou não com alguma data comemorativa, feriado, etc.;
- Flexível: o evento acontece em uma data aproximada, que pode variar de acordo com a disponibilidade, a conveniência, etc.;
- Recorrente: o evento acontece em uma data periódica, que pode ser semanal, mensal, anual, etc.
Ao escolher o local e a data do seu evento corporativo, você deve levar em conta:
- A adequação ao seu formato e ao seu público-alvo
- A disponibilidade e a acessibilidade do espaço físico ou digital
- A capacidade e a segurança do espaço físico ou digital
- A compatibilidade e a funcionalidade dos equipamentos e serviços
- A antecedência e a divulgação da data do evento
- A concorrência e a sazonalidade da data do evento
Defina o orçamento e os patrocinadores do evento
O penúltimo passo é definir o orçamento e os patrocinadores do seu evento corporativo, de acordo com o seu objetivo e o seu conteúdo. O orçamento é o valor estimado ou real que você gastará ou receberá com o evento, podendo ser:
- Custo: o valor que você gastará com o evento, incluindo despesas como aluguel, equipamentos, materiais, pessoal, divulgação, etc.;
- Receita: o valor que você receberá com o evento, incluindo receitas como inscrições, vendas, doações, etc.;
- Lucro: o valor que você obterá com o evento, subtraindo o custo da receita.
Os patrocinadores são as empresas ou instituições que apoiam financeiramente ou materialmente o seu evento, em troca de benefícios como divulgação, exposição, relacionamento, etc. Os patrocinadores podem ser:
- Diretos: os que contribuem com uma quantia em dinheiro para o seu evento, geralmente em troca de uma cota de patrocínio, que pode incluir a inserção da sua marca em materiais, mídias, espaços, etc.;
- Indiretos: os que contribuem com produtos, serviços, infraestrutura, etc., para o seu evento, geralmente em troca de uma permuta, que pode incluir a divulgação da sua marca ou a participação no seu evento.
Ao definir o orçamento e os patrocinadores do seu evento corporativo, você deve levar em conta:
- A estimativa realista e detalhada dos custos e das receitas do seu evento, considerando possíveis imprevistos, descontos, etc.;
- A busca por fontes de financiamento alternativas, como editais, leis de incentivo, crowdfunding, etc.;
- A prospecção e a negociação com potenciais patrocinadores, apresentando uma proposta de valor clara e atrativa, que mostre os benefícios e os retornos do seu evento;
- A prestação de contas e o agradecimento aos patrocinadores, demonstrando os resultados e os impactos do seu evento.
Avalie os resultados e o feedback do evento
O último passo é avaliar os resultados e o feedback do seu evento corporativo, de acordo com o seu objetivo e o seu público-alvo. Os resultados são os indicadores quantitativos ou qualitativos que medem o desempenho e o sucesso do seu evento, podendo ser:
- Alcance: o número de pessoas que tiveram contato com o seu evento, seja presencialmente, online ou por meio de mídias;
- Participação: o número de pessoas que se inscreveram, compareceram ou interagiram com o seu evento, seja presencialmente, online ou por meio de mídias;
- Satisfação: o grau de contentamento ou de fidelização dos participantes com o seu evento, medido por meio de pesquisas, avaliações, depoimentos, etc.;
- Conversão: o número de pessoas que realizaram uma ação desejada após o seu evento, como comprar um produto, contratar um serviço, se tornar um cliente, etc.;
- Retorno sobre o investimento (ROI): o valor que você obteve com o seu evento, dividido pelo valor que você investiu no seu evento, multiplicado por 100.
O feedback é a opinião ou a sugestão dos participantes, dos patrocinadores, dos palestrantes, da equipe, etc., sobre o seu evento, podendo ser:
- Positivo: o feedback que elogia, reconhece ou recomenda o seu evento, destacando os pontos fortes, os diferenciais ou os benefícios do seu evento;
- Negativo: o feedback que critica, reclama ou desaprova o seu evento, apontando os pontos fracos, os problemas ou as insatisfações com o seu evento;
- Construtivo: o feedback que orienta, sugere ou propõe melhorias para o seu evento, indicando os pontos de melhoria, as oportunidades ou as soluções para o seu evento.
Ao avaliar os resultados e o feedback do seu evento corporativo, você deve levar em conta:
- A definição prévia dos indicadores e dos métodos de coleta, análise e apresentação dos dados, usando ferramentas como planilhas, gráficos, relatórios, etc.;
- A aplicação de pesquisas de satisfação, de avaliação ou de feedback, usando ferramentas como formulários, enquetes, questionários, etc.;
- A comparação dos resultados obtidos com os objetivos esperados, verificando se o seu evento atingiu ou superou as metas estabelecidas;
- A identificação dos pontos fortes e dos pontos fracos do seu evento, reconhecendo os acertos e os erros cometidos, e os fatores que influenciaram o seu desempenho;
- A elaboração de um plano de ação para aprimorar o seu evento, definindo as ações, os responsáveis, os prazos, os recursos, etc., para implementar as melhorias sugeridas.
Conclusão
Montar um evento corporativo de sucesso requer planejamento, organização, execução e avaliação. Seguindo as dicas que compartilhamos neste artigo, você poderá criar um evento memorável, que atenda aos seus objetivos e supere as expectativas dos participantes.
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